Корпоративные системы документооборота

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделения), так, как будто все сидят в соседних комнатах. Причем работа будет выполняться в режиме реального времени, т.е. для пересылки документа за тысячи километров достаточны считанные минуты.

Бесспорным лидером на рынке программного обеспечения корпоративных систем документооборота является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях.

Примером программного продукта, построенного на технологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного документооборота, является Domino.Doc.

Domino.Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:

· разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;

· поддержку коллективной работы над документами;

· регистрацию входящих и исходящих документов;

· поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;

· сохранение версий документов;

· полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;

· создание типовых документов;

· поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;

· обеспечение идентификации пользователей и рабочих групп пользователей в соответствии с иерархической структурой организации;

· поддержку работы с мобильными и отключаемыми пользователями (например, с коммивояжерами, имеющими портативные компьютеры и периодически подключающими их к сети).