Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами стали привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12.

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области:

· левое поле - 20 мм;

· верхнее - 10 мм;

· текстовая область для формата А4 - 183 х 280 мм;

· для формата A5L - 183 х 131 мм.

· по российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее - 20, правое - 10, верхнее - 15 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993. Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др. На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

.8.2 Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты.

Сведения об отправителе (Issuer Field). На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма EKY, занимающаяся оптовой торговлей продуктами питания, указывает на бланке: «Оптовая торговля продуктами питания».

Ссылки на индексы отправителя (Reference Line). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 357/27, где 357 - порядковый номер письма, а 27 - номер дела. Ссылка может иметь такой вид: Kindly mention Xf 25/6221 in your reply (Просим упомянуть Хf 25/6221 в Вашем ответе) и т.п.

Дата письма (Date) проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2001.03.27. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 05.06.2001 в Великобритании будет восприниматься как 5 июня 2001 г., а в США - как 6 мая 2001 г.