Внедрение САДЭД

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.

Этапы внедрения

Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:

1. Проведение обследования

2. Разработка технических решений

3. Внедрение

4. Опытная эксплуатация

5. Промышленная эксплуатация

С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.

Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.