Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

"Маркетинговая" стихийная классификация.

Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Маркетинговая классификация ПС

Хотя на приведенной схеме "ветви" дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами

(счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих "соседей" по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД.

Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).