Проблемы автоматизации электронного документооборота

Подобная проблема реже возникает в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых обычно прошли обучение уже в 1990 гг. и поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.

Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить вместе с пилотным проектом.

Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

Еще одной возможностью преодоления сопротивления персонала является создание системы мотивации. При этом система мотивации может быть применена как к персоналу в целом, так и к руководству компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные конкурсы, или собственно системными интеграторами.

Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить длительные и дорогие тренинги. Так возможно создание клиента на основе MS Outlook.

Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.

Технический фактор.

Серьезным препятствием для распространения средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

Реклама СЭД.

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД. Пользователи в целом мало знакомы с возможностями СЭД, экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, или бизнес которых приближается к определению "крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД. Но при этом практически все представители компаний хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД. Такой результат показывает, что системные интеграторы и компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо представляют возможности данной системы. Как уже отмечалось в отчете, конкуренция между производителями на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД - дело будущего.

К проблемам рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов продаж. Многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.