Личные дела и личные карточки заводятся на всех сотрудников ООО «СИМС». Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальном несгораемом металлическом шкафу. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника). Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета личных дел».
Личные карточки унифицированной формы № Т-2. Личные дела и личные карточки хранятся в бухгалтерии. Затем они передаются в архив ООО «СИМС». Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ООО «СИМС» включает в себя следующие разделы:
. Приказы по вопросам работы с кадрами. Копии.
. Приказы директора по личному составу. Копии.
. Основания к приказам по личному составу.
. Должностные инструкции сотрудников.
. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
. Личные дела.
. Личные карточки сотрудников.
. Графики отпусков, заявления на отпуск.
. Трудовые книжки сотрудников.
. Документы для служебного пользования.
. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
. Описи на дела, сданные в архив.
. Акты об уничтожении дел.
А также некоторые другие.
В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание. Кроме того весь процесс кадрового делопроизводства учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Сотрудник И.О. инспектора по кадрам непосредственно связан в своей работе с подобного рода информацией, что требует от него компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.
|