Некоторые другие виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу .»), от первого лица множественного числа »Просим .»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит .», «Администрация просит .», «Совет трудового коллектива просит .» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организации Директору

О заключении договора

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций на сумму около… . руб.

В настоящее время организация не/обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для . В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из .процентного фонда о выделении организации . тонн сырья.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного кооператива

Общество с ограниченной ответственностью . убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

) констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

Наименование Директору концерна

Организации ЗАО «Ятрань»

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО . и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение . согласно указу . отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются .

На оснований изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля соблюдения дисциплины и сохранности отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на . необходимых Вашему заводу в 2000 г. для .

Высылаем наложенным платежом…

Возвращаем проект . на . стр. со следующими замечаниями .

Представляю на утверждение проект плана .

Направляем протоколы испытания . Испытание показало следующие результаты .