Некоторые другие виды писем

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем) .

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор № . от . Справка о финансировании будет выслана .

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о .№… на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № . от ., а также ., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем . экземпляра подписанного нами договора № . на поставку .

Просим . и один экземпляр договора № . возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим с него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Например:

Директору фирмы

Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия 1ЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до . рублей свepx ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что .»

«по проекту совместного строительства Вы должны .»

«в соответствии с . Вы должны .»

«Напоминаем Вам, что .»

«Ваша задолженность по оплате . составляет .»

«срок представления условий договора истекает .»

«Несмотря на неоднократные напоминания…»

«Ваша фирма до сих пор не представила .»

«мы до сих пор не получили .»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций,

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более . страниц до . 2000 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.