Значение документационного обеспечения управления. Документ, его определение, виды документов в делопроизводстве

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т. е. в создании документов.

Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Комплекс документов определяется [3, С. 14]:

• кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе своей деятельности;

порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия):

• объемом и характером внешних связей.

Документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д. [3, C. 14]

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. В случае, когда объем необходимых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями - оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или классификация.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объектов и приказы о повышении квалификации сотрудников. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль [7, C. 11].

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-и кинодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают следующие разновидности документов: приказы, уставы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.