Значение документационного обеспечения управления. Документ, его определение, виды документов в делопроизводстве

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т. е. - именные (заявления, письма, жалобы и т. п.).

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечению срока действия.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют равную юридическую силу.

Кроме этих признаков в работе с документами применяют для классификации документов и такие, как срок хранения, род деятельности и т. д.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами.

В настоящее время любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям [6, C. 8]:

· быть составленным по установленной форме, соответствовать стандартам;

· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;